برنامه ریزی چیست؟

تا حالا چندبار اتفاق افتاده است که در طول روز کارهای زیاد و یا روز پر مشغله‌ای داشته‌اید ولی نتوانستید کارهای خود را انجام داده و یا آن ها مدیریت کنید؟ یا چندبار تا حالا برنامه ریزی درست انجام داده‌اید ولی نتوانستید آن را اجرایی کنید؟

اگر شما هم از جمله آدم هایی هستید که دوست دارید یک برنامه منظم برای کارهای روز مره خود داشته باشید و یا اصلا نمی دانید که برنامه چه اهمیتی دارد و چه نقشی می تواند در زندگی ما ایفا کند با ما در این مقاله همراه باشید.

برنامه ریزی چیست؟

برخی  افراد تصور می کنند برنامه داشتن به این معنا است که فرد در طول روز بتواند کار زیادی انجام داده و یا حجم بالایی از کارهای گوناگون را به پایان برساند. شاید هنگامی که صحبت از برنامه می شود شما به یاد یک لیست بلند از کارهای گوناگون افتاده که پس از اتمام هر کار یک تیک بزرگ سبز رنگ کنار آن ها خورده می شود.

اما تعریفی که برای برنامه ریزی وجود دارد، برنامه به فرآیندی گفته می شود که افراد توسط آن به اهداف خود دست پیدا می کنند. یا به عبارتی دیگر برنامه به معنای انجام دقیق و منظم کارها به منظور رسیدن به اهداف تعیین شده است.

در واقع برنامه داشتن را می توان اولین و مهم ترین فعالیت لازم برای رسیدن به اهداف و نتایج مطلوب دانست. برنامه ها وابسته به فعالیتی که افراد قصد انجام آن را دارند می تواند: کوتاه مدت، میان مدت و یا بلند مدت باشند.

مدیرانی که به دنبال رشد و پیشرفت هستند بدانند که بهرهمندی از برنامه خوب و منظم بهترین گزینه برای آن ها است؛ زیرا برنامه در پیش بینی آینده و ساختن آینده‌ای روشن تا حدودی کمک می کند.

اهمیت برنامه داشتن

آیا تا کنون به این موضوع فکر کرده‌اید که چرا افراد موفق، کارهایی که در طول روز انجام می دهند از سایر افراد دیگر مفیدتر است؟ آن ها نیز همانند ما در ساعات شبانه روز خود ۲۴ ساعت دارند ولی تعداد کارهایی در طول روز انجام می دهند بیشتر بوده و یا کیفیت کارهای انجام شده توسط آن ها بیشتر است.

در پاسخ به این سوال باید بگوییم که آن ها توانسته‌اند از طریق برنامه ریزی، زمان خود را مدیریت نموده و با استفاده از این دو مهارت از زمان و فرصت هایی که دارند به خوبی استفاده کنند.

برنامه داشتن علاوه بر مدیریت زمان از اهمیت های دیگری نیز برخوردار است که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:

1. منظم شدن و داشتن نظم شخصی
2. غلبه کردن بر حس تنبلی
3. انجام تمام کارهای محوله
4. افزایش اراده و قدرت سر سخت بودن برای رسیدن به اهداف
5. تقویت کار گروهی
6. رسیدن اهداف شخصی که فرد در زندگی دارد
7. استفاده درست از منابعی که در اختیار فرد است.
8. فکر اقتصادی داشتن
9. امکان سنجش میزان پیشرفتی که فرد در طول زندگی داشته است.

چگونه برنامه ریزی کنیم که به آن علاقه داشته باشیم؟

برخلاف تبلیغاتی که انجام می شود برنامه داشتن به خودی خود نمی تواند سبب موفقیت افراد شود. همان گونه که خواندن کتاب های متعدد نمی تواند از ما یک دانشمند بسازد یا سالها مدیریت کردن از ما یک مدیر موفق و توانمند بساز، برنامه داشتن نیز به خودی خود نمی تواند سبب موفقیت ما بشود.

به خاطر داشته باشید که علاقه‌مندی به یک فعالیت و دوست داشتن آن می تواند نقش موثری در اثر بخشی آن فعالیت داشته باشد. زیرا وقتی ما نسبت به یک فعالیت حس خوبی داشته باشیم نحوه رفتار ما با آن موضوع و فعالیت نیز تغییر کرده و بهتر می شود.

به طور مثال کسی که عاشق کتاب خواندن است به صورت متفاوتی کتاب را می خواند یا کسی که عاشق مدیریت است چیزهای زیادی را می فهمد و می‌آموزد که شاید شخص دیگری در آن موقعیت نتواند آن را درک کند. این مسائل در مورد برنامه ریزی نیز صدق می کند.

از این رو قبل از آن که اقدام به انجام تکنیک های لازم برای داشتن یک برنامه کنید ابتدا به این سوال مهم در ذهن خود پاسخ بدهید که آیا برنامه داشتن و طبق یک اصول پیش رفتن را دوست دارید یا خیر؟

اگر جواب شما به این سوال منفی بود به دنبال دلایل آن بگردید و سعی کنید قبل از انجام آن برای خود مشخص کنید که چرا برنامه داشتن را دوست ندارید و اگر امکان دارد این مسئله را با خودتان حل کرده و سپس اقدام به برنامه ریزی کنید.

بزرگترین اشتباه در برنامه ریزی کردن

بزرگترین اشتباهی که افراد در هنگام داشتن برنامه انجام می دهند عدم مکتوب کردن برنامه هایی است که برای خودشان تعیین کرده‌اند. تحقیقات صورت گرفته حاکی از این موضوع است اگر شما کارهای روزانه خود را به صورت مکتوب بنویسید شانس این که این کارها انجام شود چند برابر افزایش پیدا می کند.

گاهی وقت ها ممکن است که شما با خودتان بگویید چه لزومی دارد من کارهای خودم را یاد داشت نموده و آن ها را مکتوب کنم زیرا من این کارها را می دانم و داخل ذهن من هستند. ولی باید به شما بگوییم که این کار کاملا اشتباه است.

زیرا هنگامی که شما کاری را به صورت مکتوب نوشته نسبت به انجام آن کار متعهد می شوید و در واقع یک مسیر عصبی برای مغز شما ایجاد می شود که شما را برای انجام آن کار ملزم می کند. از همین رو است که افراد بزرگ و موفق دنیا می گویند: بنویسید تا اتفاق بیفتد.

مکتوب کردن برنامه ها و کارهایی که در طول روز دارید آن قدر اهمیت دارد تا جایی که شخصی به نام هنریت کلاوسر کتابی درباره این موضوع نوشته است. از دیگر اشتباهاتی که در هنگام برنامه ریزی رخ می دهد نیز می توان به مواردی از جمله:

1. در نظر نگرفتن زمان بندی مشخص برای انجام کارها و برنامه ها
2. توجه نکردن به موانعی که ممکن در طول مسیر برای ما ایجاد شود.
3. عدم ارزیابی برنامه
4. دور از چشم قرار دادن برنامه مکتوب شده و فراموشی انجام برخی کارهای محوله در برنامه

اشاره نمود.

سخن پایانی

مهارت برنامه ریزی نیز مانند سایر مهارت های دیگر نیاز به آموزش و یادگیری دارد؛ اما داشتن یک برنامه منظم و دقیق می تواند به صورت قابل ملاحظه‌ای در زندگی شما تاثیر گذاشته و سبب موفقیت شما شود.

از این رو برای این منظور می توانید از افراد متخصص در این زمینه کمک دریافت نموده و زندگی خودتان را تغییر بدهید.